La documentación en gestión de proyectos no es opcional, es obligatoria. Esta lección cubrirá la importancia de documentar su proyecto y sugerir herramientas para ayudarlo con la documentación.

Los Documentos y la Cédula Profesional

Aquí hay un flash de noticias para los nuevos gerentes de proyecto y aquellos que aspiran a ser gerentes de proyecto. La cedula profesional es vital. Si desprecia la documentación, puede convertirse en una de las responsabilidades más temidas en su función de gestión de proyectos. Pero, ¿sabía que la falta de cédula profesional o documentación deficiente podría ser perjudicial para su proyecto e incluso su carrera? No puede entregar su proyecto con éxito sin documentarlo desde el inicio hasta después de la implementación.

Razones para la la cédula profesional

Hay muchas razones que apoyan la importancia de documentar su proyecto, incluyendo:

  1. Plan de gestión del proyecto: debe documentar cómo implementar su proyecto, los riesgos, los problemas y las actas de las reuniones, y también las decisiones tomadas a lo largo del camino. Independientemente de la metodología de su proyecto seleccionado (como Waterfall o Agile), la documentación es esencial. (Incluso Agile hace hincapié en tener la documentación ‘correcta’).
  2. Comunicación del proyecto: documente sus actividades de comunicación y compártelas con el equipo de su proyecto. También debe comunicar verbalmente las actividades de su proyecto cuando corresponda. Asegúrese de que su documentación se adapte a cada audiencia. Las actividades del proyecto incluyen reuniones programadas, cambios en el proyecto y mantener actualizados los documentos de comunicación del proyecto. Cualquiera debería poder recoger su proyecto y saber rápidamente lo que está sucediendo.
  3. Auditorías / revisiones de proyectos: muchas organizaciones realizan auditorías o revisiones anuales de proyectos. De hecho, algunas organizaciones tienen puertas de fase o etapa, lo que significa que las juntas de revisión de proyectos evalúan el progreso de su proyecto para determinar si su proyecto está listo para pasar a la siguiente fase. En general, solicitarán revisar la documentación de su proyecto.
  4. Medios de documentación: El Congreso de los Estados Unidos creó la Ley Sarbanes Oxley de 2002 (SOX) con el fin de garantizar que los líderes de la organización estén haciendo lo correcto. SOX requiere que la documentación sea fácilmente accesible y esté actualizada. La documentación debe almacenarse de manera organizada a través de Microsoft SharePoint, sitios web de intranet, directorios en línea o carpetas de copias impresas.

puede verificar el trámite de la cédula profesional desde este apartado o también puede consultar cédula profesional posterior

Responsabilidades

Las razones enumeradas apoyan la idea de que las responsabilidades administrativas pueden ser abrumadoras. Sin embargo, el uso de plantillas de proyecto y software para aspectos específicos del proyecto debería aliviar algunas de las cargas administrativas. De hecho, como miembro del Project Management Institute, tendrá acceso a más de 1,000 plantillas de proyectos para ayudarlo a completar la documentación apropiada del proyecto. Además, algunas grandes organizaciones con grandes presupuestos contratan coordinadores de proyectos para documentar sus grandes proyectos.

El consejo más importante que puede recibir en su carrera de gestión de proyectos es este. La documentación del proyecto es necesaria y necesita tiempo para completar la documentación requerida. Tiene una opción entre actualizar la documentación de su proyecto o actualizar su currículum. La documentación puede algún día salvar su trabajo.

Por ejemplo, un nuevo gerente de proyecto empresarial (PM) para un Proyecto de Sistema de Publicaciones descubrió un error presupuestario de $ 1.5 millones, que se debió a un error de cálculo del alcance del proyecto por parte de su predecesor. Durante el proceso de revisión de la puerta de la fase, la junta de revisión intentó culpar al gerente de la empresa por el error. Sin embargo, la PM de negocios presentó la documentación, que consiste en el alcance del proyecto y sus cálculos de presupuesto. El gerente de negocios tenía cédula profesional electrónica pertinente que salvó su trabajo.

Gilberto Rodríguez

Pasante Comunicación Social

Comunicación Corporativa

Universidad Yacambú

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